إذا وجدت نفسك من بين مجموعة الأشخاص الذين يعتقدون أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء، فقد يكون الوقت قد حان للتراجع خطوة إلى الوراء وتحليل روتينك اليومي وكيف تقضي وقتك بالطبع كما من الطبيعي جدًا أن يقوم كل شخص بمئات المهام كل يوم، لكن هذا لا ينبغي أن يستنزف طاقتك ويعيق إنتاجيتك. تكمن المشكلة في أنه عندما يصبح الأمر روتينيًا، لا يمكنك فعل كل ما تحتاج إليه كل يوم.
هناك الكثير من المهام الشخصية والمهنية التي يتعين عليك القيام بها، ولكن يمكنك التنظيم بطريقة تجعلك أكثر إنتاجية وقدرة على تحقيق كل ما تخطط له. لمساعدتك في ذلك، إليك أفضل نصائح لتنظيم وقتك وإكمال عملك والمهام التي تريد القيام بها.
ماذا يعني تنظيم الوقت وإدارته؟
قبل البدء من وجهة نظر عملية، يجب أن نتحدث عن إدارة الوقت في الواقع. إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيف تقضي وقتك. هذا يعني تقسيم وقتك لإكمال المهام المختلفة. على عكس ما يعتقده بعض الناس، فإن الانشغال لا يعني بالضرورة إدارة جيدة للوقت أو أن تكون منتجًا في الواقع. قد يكون الأمر عكس ذلك. على سبيل المثال، كم مرة شعرت بخيبة أمل لعدم تمكنك من إكمال جميع المهام في قائمتك في يوم واحد، على الرغم من أنك كنت تعمل بلا توقف؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد يكون هذا مؤشرًا على أن مهارات إدارة الوقت لديك بحاجة إلى بعض التحسين. قد تقضي وقتًا في العمل والأنشطة غير المهمة حقًا، مما يؤدي إلى فقدان التركيز. عندما تتم بشكل صحيح، تتيح لك إدارة الوقت تقسيم وقتك بشكل أكثر كفاءة، وبالتالي إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل متاحًا – خاصة عندما تكون في عجلة من أمرك أو تحت ضغط.
ما أهمية تنظيم الوقت وكيفية تنظيمه ؟
لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة الوقت. إنه عامل رئيسي في تحقيق النجاح في أي مجال من مجالات الحياة. تسمح لك مهارات إدارة الوقت الجيد بإنجاز المزيد في فترة زمنية أقصر، ويمكن أن تساعدك على تجنب التوتر والقلق. هناك عدد من الفوائد التي تأتي مع القدرة على إدارة وقتك بشكل فعال. عندما تكون قادرًا على استخدام وقتك بحكمة، يمكنك: إنجاز المزيد في وقت وتقليل مستويات التوتر والقلق.
اليك بعض النصائح لتحسين تنظيم الوقت :
1- ضع خطة وهدف معين
ستكون قادرًا على إدارة وقتك بكفاءة أكبر عندما تحدد هدفًا واضحًا وقابل للتحقيق. بالإضافة إلى الرغبة في أن تكون أكثر إنتاجية في كل من حياتك الشخصية والمهنية، تذكر أن وجود هدف سيساعدك على تنظيم كل ما تحتاجه. يحدث هذا لأنه عندما يكون لديك هدف في الاعتبار، يمكنك وضع خطة عمل لتحقيقه. لهذا السبب، ضع أهدافًا قصيرة المدى ومتوسطة وطويلة المدى. من خلال التركيز على فترات زمنية محددة مسبقًا، يمكنك إكمال كل مهمة والوصول إلى أهدافك كما ليس من غير المألوف تحديد أهداف قد لا تكون قابلة للتحقيق، وعندما تفعل ذلك، قد تشعر بالتعب أو الإحباط في العمل. لن تكون منتجًا كل يوم
2- ضع قائمة بالأعمال والمهام اليومية
بعد تحديد أهدافك، يمكنك البدء في التفكير في الخطوات والإجراءات التي يجب عليك اتخاذها للوصول إلى تلك الأهداف. لنفترض، على سبيل المثال، أنك تمتلك نشاطًا تجاريًا عبر الإنترنت وتريد جذب جمهور أكبر إلى صفحة المبيعات الخاصة بك. في هذه الحالة، قد تكون بعض الإجراءات والخطوات المحتملة: تحسين موقع الويب الخاص بك إنشاء مدونة كتابة محتوى ذي صلة لجمهورك إنشاء المزيد من المنشورات ونشرها على وسائل التواصل الاجتماعي إنشاء مقاطع فيديو لقناتك على YouTube والاستراتيجيات الأخرى بمجرد التفكير في كل ما تحتاجه للقيام به من أجل تحقيق أهدافك، قم بتوثيق عناصر العمل هذه. من الضروري أن يكون لديك مخطط يتضمن كل ما يجب عليك القيام به. هذا سيساعدك على عدم نسيانك لكل ما يجب عليك القيام به.
3-اعمل على منح الأولوية لما هو مهم
مع وجود قائمة مهام في متناول اليد، فقد حان الوقت لتحديد أولويات ما هو عاجل وما هو مهم . كما يجب تحديد الإجراءات والأشياء التي يمكن تأجيلها. فكر في الإجراءات الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافك، ووضعها موضع التنفيذ قبل المهام الأخرى لذلك عندما يكون لديك كل شيء مكتوبًا، يصبح من الأسهل عليك فهم ما هو مهم وما عليك تركه لوقت لاحق. لكن يجب أن تكون حريصًا على عدم المماطلة كثيرًا. إذا كنت ترغب في ترك كل شيء لوقت لاحق، ولم تقم بتعيين ترتيب معين أو جدول زمني لما عليك القيام به، وتاريخ بداية ونهاية كل إجراء، فسوف ينتهي بك الأمر إلى تحقيق لا شيء.
4- ليكن لديك تقويم
وجود تقويم في بداية ونهاية كل يوم عمل أو مشروع مفيد جدًا في إدارة وتنظيم الوقت. في كل مرة تقوم فيها بجدولة فترات زمنية، فإنك ترسل أوامر إلى عقلك بأن لديه شيئًا مهمًا للقيام به في مرحلة ما. مع ذلك، حتى لو كانت لديك مهام عاجلة ومهمة، فلن تنسى أبدًا المهام والأعمال الأخرى التي يتعين عليك القيام بها بعد ذلك.
نقترح أن تستخدم الصباح في يومك، للتخطيط لأسبوعك كما هو. سيساعدك هذا على إدارة وقتك بكفاءة أكبر لأنك لن تفكر إلا في المستقبل القريب. بالطبع هناك بعض المهام والمشاريع التي تتطلب وقتًا وقد لا تتمكن من إكمالها لمدة شهر أو أكثر. ومع ذلك، إذا كنت تعرف على الأقل أنه مدرج في قائمة المواعيد الخاصة بك ووضعته في التقويم، فعند اقتراب موعد الاستحقاق، ستعرف أنه يتعين عليك اتخاذ إجراء الآن.
5- قم بالتركيز على مهمة واحدة فقط
لن يكون من المفيد أبدًا تنظيم مهامك وإجراءاتك بالترتيب من حيث الأهمية ، إذا كنت ستفعل كل شيء في وقت واحد. كما ذكرنا في بداية هذه المقالة، نعلم أنه من المحتمل أن يكون لديك الكثير من العمل أو المهام للقيام بها في اليوم. ومع ذلك، إذا حاولت القيام بكل شيء في وقت واحد، فلن تتمكن من إنهاء أي من الأنشطة. ستصل إلى منتصف كل إجراء فقط لتدرك أنه لا يمكنك المضي قدمًا أو ستكون متعبًا جدًا عقليًا وجسديًا. لهذا السبب، يجب أن تركز على مهمة واحدة في كل مرة وتضع كل طاقاتك فيها.
ستلاحظ أنك ستكون قادرًا على إكمال كل شيء في الوقت المحدد مسبقًا وستكون قادرًا على إكمال المهام الأخرى فيه.
6- تنظيم مكان العمل
سيساعدك امتلاك مساحة عمل جيدة التنظيم بشكل كبير في إدارة الوقت لأنك لن تقضي وقتًا في البحث عن شيء تفعله في مكان منظم. حتى لو كنت تعمل لحسابك الخاص، يجب عليك تخصيص مساحة للعمل ومهام العمل. في هذا الإعداد، احصل على كل ما تحتاجه طوال اليوم مثل الكمبيوتر المحمول والهاتف والمفكرة والأقلام. إذا أمكن، اشرب القهوة أو الماء بالقرب منك.
7- الحفاظ علي التركيز وعدم التشتت
هذه معلومات حيوية، خاصة لأولئك الذين يعملون عن بعد. من السهل الخلط بين ساعات العمل وأوقات الأعمال المنزلية الأخرى. أيضًا، هناك بعض مصادر الترفيه التي يمكن أن تشتت الانتباه، مثل التلفاز، والأطفال، والأقارب، والأصدقاء، وحتى الحيوانات الأليفة. إنهم يأخذون انتباهك بعيدًا عما خططت للقيام به في ذلك اليوم. الإنترنت مضيعة للوقت أيضًا. يبدو أن هناك دائمًا ما يمكنك فعله عبر الإنترنت، سواء كان ذلك عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو مقاطع الفيديو أو YouTube أو المقالات أو مواقع الويب.
كما يوضح هذا المقال، فإن أفضل طريقة لتكون منتجًا وتعمل بكفاءة هي أن تتعلم إدارة الوقت وأن تصبح شخصًا يكسب الكثير في كل دقيقة من الوقت. ما رأيك؟ هل لديك أسئلة أو تعليقات حول الموضوع؟ يمكنك الدردشة معنا عبر قسم التعليقات أسفل الصفحة.
